Wanneer heeft een groep een reiskas nodig?
Altijd als er contant wordt betaald. Betaalt iedereen met de kaart en houdt iedereen zijn uitgaven bij, dan is samen verrekenen genoeg (meer daarover in de gids „Reiskosten eerlijk delen in de groep”). Maar zodra er briefjes uit een gezamenlijke pot komen, raak je zonder kas snel het overzicht kwijt: wie heeft hoeveel ingelegd, wat is ervan betaald en hoeveel is er nog?
Hoeveel contant geld haal je op?
Een vast bedrag per persoon aan het begin werkt goed, bijvoorbeeld voor de eerste drie, vier dagen. Schat grof in wat er contant betaald wordt en rond naar boven af. Wordt het krap, dan legt iedereen hetzelfde bedrag bij. Dat is eerlijker dan één groot bedrag op de eerste dag waar aan het eind niemand meer wijs uit wordt.
Wie heeft de kas op zak?
Meestal draagt één persoon het contante geld. Dat is handig, maar het betekent niet dat alleen die persoon de boekhouding doet. Het best noteert iedereen meteen wat er uit de kas is betaald. Dan hoeft degene met de portemonnee niets te onthouden en ziet iedereen altijd hoeveel er nog in zit.
Wat betaal je uit de kas, wat met de kaart?
Uit de kas betaal je wat iedereen aangaat en contant wordt betaald: markt, bakker, fooi, entree, parkeren. Grotere bedragen zoals de supermarkt, de huurauto of het restaurant betaalt meestal één persoon met de kaart en die worden als gewone uitgave genoteerd. Is het contante geld niet genoeg voor een rekening, dan betaalt de kas haar deel en leggen één of meer personen de rest bij. Aan het eind wordt alles samen verrekend.
Hoe werkt het met contant geld in vreemde valuta?
Leg je in euro’s in maar betaal je in kronen, franken of lira, noteer dan elke boeking in de valuta waarin ze plaatsvond. Het kassaldo en de verrekening lopen dan in één gezamenlijke valuta. Blijft er aan het eind vreemde valuta over, dan is die van de groep en wordt ze meeverrekend. Meer hierover in de gids „Uitgaven in vreemde valuta verrekenen”.
En als niet iedereen er de hele tijd bij is?
Wie later aankomt, legt bij aankomst in. Wie eerder vertrekt, krijgt zijn deel van de rest in de kas terug en betaalt vanaf de dag van vertrek niet meer mee aan gezamenlijke uitgaven. En wie helemaal niet hoeft mee te betalen, zoals een uitgenodigde gast of de schipper, wordt vrijgehouden: de anderen nemen zijn deel over.
En als iemand meer geeft?
Soms legt iemand er iets bovenop, voor een verjaardag of als bedankje voor de uitnodiging. Dat is een gift aan de kas: die komt alle anderen ten goede, niet de gever. Zeg dat open, anders vraagt iemand zich aan het eind af waarom hij minder terugkrijgt dan gedacht.
Wat gebeurt er met de rest?
Op de laatste avond wordt er afgerekend. Wat er in de kas over is, is van wie heeft ingelegd: ieder krijgt wat hij heeft ingelegd en nog niet heeft verbruikt. Giften tellen niet voor de gever. In plaats van het contante geld moeizaam te verdelen, wordt de rest met alle andere uitgaven verrekend. Wie het contante geld meeneemt, geeft het door aan wie nog iets tegoed heeft.
Tips uit de praktijk
- Spreek vóór vertrek af: wat betaalt de kas, hoeveel legt iedereen in, wie wordt vrijgehouden?
- Noteer het meteen, ook kleine bedragen. Fooien en koffie raak je het eerst kwijt.
- Controleer af en toe het saldo: klopt het contante geld in de portemonnee met het saldo?
- Eén kas, één verrekening: contant geld en kaartbetalingen aan het eind samen verrekenen, niet apart.
Zo werkt het met HelloKiwi
HelloKiwi heeft hiervoor de Reiskas, voor elke reis en elk reisthema. Je kunt hem hernoemen, bijvoorbeeld in „Hutkas” of „Boordkas”. De reiskas is beschikbaar voor iOS, Android en in de browser.
- Maak de reis aan en nodig de deelnemers uit.
- Maak de reiskas aan: onder „Gedeelde uitgaven” → „Reiskas aanmaken”.
- Inleggen: iedereen hetzelfde bedrag of ieder apart, ook in vreemde valuta. Onder „In de kas” zie je altijd het saldo.
- Uit de kas betalen: kies bij een uitgave de kas als betaler. Wat de kas niet dekt, betalen één of meer personen. Kaartbetalingen noteer je zoals altijd als uitgave, met de persoon als betaler.
- Gift aan de kas: voor alles wat iemand er extra bij legt.
- Vrijhouden: kies bij de deelnemer „Wordt vrijgehouden”, voor de hele reis of met „Vrijgehouden vanaf” vanaf een bepaalde dag, bijvoorbeeld bij eerder vertrek. Onder „Van wie is de rest?” krijgt de persoon zijn deel met „Uitbetalen”. Is hij nog iets schuldig, dan staat daar „Inleggen”.
- Aan het eind: de rest van de kas gaat automatisch naar „Wie betaalt wie?”. Contant geld dat jullie elkaar of de kas geven, ook overgebleven vreemde valuta, noteer je met „Geld overdragen”.
In de app voor iOS en Android werkt dit ook zonder verbinding, en alles wordt gesynchroniseerd zodra je weer online bent. Alleen de wisselkoers heeft internet nodig; offline voer je hem met de hand in. HelloKiwi is gratis.