¿Cuándo necesita un grupo un bote común?
Siempre que se paga en efectivo. Si cada uno paga con tarjeta y apunta sus gastos, basta con un reparto conjunto (más en la guía «Repartir los gastos de viaje en grupo de forma justa»). Pero en cuanto los billetes salen de un fondo común, sin bote se pierde enseguida la cuenta: ¿quién ha puesto cuánto, qué se ha pagado con él y cuánto queda?
¿Cuánto efectivo reunir?
Funciona bien un importe fijo por persona al principio, por ejemplo para los tres o cuatro primeros días. Calcula a grandes rasgos lo que se pagará en efectivo y redondea hacia arriba. Si se acaba, todos ponen la misma cantidad otra vez. Es más justo que una gran suma el primer día que al final nadie sabe seguir.
¿Quién lleva el bote en el bolsillo?
Normalmente una persona lleva el efectivo. Es práctico, pero no significa que solo ella lleve las cuentas. Lo mejor es que todos apunten enseguida lo que se ha pagado del bote. Así quien lleva la cartera no tiene que acordarse de nada y todos ven en todo momento cuánto queda.
¿Qué se paga del bote y qué con tarjeta?
Del bote se paga lo que afecta a todos y se paga en efectivo: mercado, panadería, propinas, entradas, aparcamiento. Los importes grandes como el supermercado, el coche de alquiler o el restaurante suele pagarlos una persona con tarjeta y se apuntan como un gasto normal. Si el efectivo no llega para una cuenta, el bote paga su parte y una o varias personas ponen el resto. Al final, todo se liquida junto.
¿Y con efectivo en otra moneda?
Si aportas en euros pero pagas en coronas, francos o liras, apunta cada movimiento en la moneda en que se hizo. El saldo del bote y la liquidación se hacen entonces en una moneda común. Si al final sobra moneda extranjera, es del grupo y se incluye en la liquidación. Más en la guía «Liquidar gastos en moneda extranjera».
¿Y si no todos están todo el tiempo?
Quien llega más tarde aporta al llegar. Quien se va antes recibe su parte de lo que queda en el bote y, desde el día en que se va, deja de pagar los gastos comunes. Y quien no debe pagar nada, como un invitado o el patrón, queda invitado: los demás asumen su parte.
¿Y si alguien da más?
A veces alguien añade un extra, por un cumpleaños o como agradecimiento por la invitación. Eso es una donación al bote: beneficia a todos los demás, no a quien la hace. Decidlo abiertamente; si no, al final alguien se preguntará por qué recibe menos de lo que esperaba.
¿Qué pasa con lo que sobra?
La última noche se hacen las cuentas. Lo que queda en el bote es de quienes han aportado: cada uno recibe lo que aportó y aún no ha gastado. Las donaciones no cuentan para quien las hizo. En lugar de repartir el efectivo con esfuerzo, lo que sobra se liquida junto con todos los demás gastos. Quien se queda con el efectivo se lo da a quienes aún tienen algo que recibir.
Consejos prácticos
- Aclarad antes de salir: ¿Qué paga el bote, cuánto pone cada uno, quién está invitado?
- Apunta enseguida, también los importes pequeños. Las propinas y los cafés son lo primero que se olvida.
- Revisa el saldo de vez en cuando: ¿coincide el efectivo de la cartera con el saldo?
- Un bote, una liquidación: liquidad juntos efectivo y pagos con tarjeta al final, no por separado.
Cómo funciona con HelloKiwi
HelloKiwi tiene para ello el Bote común, para cada viaje y cada tema de viaje. Puedes cambiarle el nombre, por ejemplo a «Bote de la cabaña» o «Caja de a bordo». El bote común está disponible para iOS, Android y en el navegador.
- Crea el viaje e invita a los participantes.
- Crea el bote: en «Gastos compartidos» → «Crear bote común».
- Aportar: todos el mismo importe o cada uno por separado, también en moneda extranjera. En «En el bote» ves el saldo en todo momento.
- Pagar del bote: en un gasto, elige el bote como pagador. Lo que el bote no cubre lo pagan una o varias personas. Los pagos con tarjeta se apuntan como siempre como gasto, con la persona como pagador.
- Donación al bote: para todo lo que alguien añade de más.
- Invitar: en el participante, elige «Está invitado (no paga nada)», para todo el viaje o con «Invitado desde» a partir de un día, por ejemplo si se va antes. En «¿De quién es el resto?» la persona recibe su parte con «Pagar». Si aún debe algo, aparece «Aportar».
- Al final: lo que queda en el bote pasa automáticamente a «¿Quién paga a quién?». El efectivo que os dais entre vosotros o al bote, también la moneda extranjera que sobra, se apunta con «Entregar dinero».
En la app para iOS y Android también funciona sin conexión, y se sincroniza la próxima vez que haya red. Solo el tipo de cambio necesita internet; sin conexión, lo introduces a mano. HelloKiwi es gratis.