Wann braucht eine Gruppe eine Reisekasse?
Immer dann, wenn bar bezahlt wird. Zahlt jeder mit Karte und trägt seine Ausgaben ein, reicht eine gemeinsame Abrechnung (mehr dazu im Ratgeber „Reisekosten in der Gruppe fair teilen“). Sobald aber Scheine aus einem gemeinsamen Topf kommen, verliert man ohne Kasse schnell den Überblick: Wer hat wie viel eingezahlt, was wurde davon bezahlt, und wie viel ist noch da?
Wie viel Bargeld sammelt man ein?
Bewährt hat sich ein fester Betrag pro Person zu Beginn, etwa für die ersten drei, vier Tage. Schätzt grob, was bar bezahlt wird, und rundet auf. Wird es knapp, legen alle denselben Betrag nach. Das ist fairer als ein großer Betrag am ersten Tag, den am Ende niemand mehr nachvollziehen kann.
Wer hat die Kasse in der Tasche?
Meist trägt eine Person das Bargeld. Das ist praktisch, sollte aber nicht heißen, dass nur sie Buch führt. Am besten tragen alle sofort ein, was aus der Kasse bezahlt wurde. Dann muss die Person mit dem Geldbeutel nichts im Kopf behalten, und alle sehen jederzeit, wie viel noch drin ist.
Was zahlt man aus der Kasse, was mit Karte?
Aus der Kasse zahlt man, was alle betrifft und bar bezahlt wird: Markt, Bäcker, Trinkgeld, Eintritte, Parken. Größere Beträge wie Supermarkt, Mietwagen oder Restaurant zahlt meist eine Person mit Karte und trägt sie als normale Ausgabe ein. Reicht das Bargeld für eine Rechnung nicht, zahlt die Kasse ihren Teil, den Rest legen eine oder mehrere Personen dazu. Am Ende wird beides zusammen verrechnet.
Wie geht das mit Bargeld in fremder Währung?
Wer in Euro einzahlt, aber in Kronen, Franken oder Lira bezahlt, sollte jede Buchung in der Währung eintragen, in der sie passiert ist. Der Kassenstand und die Abrechnung laufen dann in einer gemeinsamen Währung. Bleibt am Ende Fremdwährung übrig, gehört sie der Gruppe und wird mit verrechnet. Mehr dazu im Ratgeber „Ausgaben in Fremdwährung abrechnen“.
Was, wenn nicht alle die ganze Zeit dabei sind?
Wer später anreist, zahlt bei der Ankunft ein. Wer früher abreist, bekommt seinen Anteil am Rest der Kasse zurück und zahlt ab dem Tag der Abreise bei gemeinsamen Ausgaben nicht mehr mit. Und wer gar nicht mitzahlen soll, zum Beispiel ein eingeladener Gast oder der Skipper, wird freigehalten: Die anderen übernehmen seinen Anteil.
Was, wenn jemand mehr gibt?
Manchmal legt jemand etwas obendrauf, etwa zum Geburtstag oder als Dank für die Einladung. Das ist eine Spende in die Kasse: Sie kommt allen anderen zugute, nicht dem Spender. Klärt das offen, sonst wundert sich am Ende jemand, warum er weniger zurückbekommt als gedacht.
Was passiert mit dem Rest?
Am letzten Abend wird abgerechnet. Was in der Kasse übrig ist, gehört denen, die eingezahlt haben: jedem das, was er eingezahlt und noch nicht verbraucht hat. Spenden zählen dabei nicht für den Spender. Statt das Bargeld mühsam aufzuteilen, wird der Rest mit allen anderen Ausgaben verrechnet. Wer Bargeld übernimmt, gibt es an die weiter, die noch etwas bekommen.
Tipps aus der Praxis
- Vor der Abreise klären: Was zahlt die Kasse, wie viel zahlt jeder ein, wer wird freigehalten?
- Sofort eintragen, auch kleine Beträge. Gerade Trinkgeld und Kaffee gehen sonst verloren.
- Kassenstand ab und zu prüfen: Stimmt das Bargeld im Geldbeutel mit dem Stand überein?
- Eine Kasse, eine Abrechnung: Bargeld und Kartenzahlungen am Ende zusammen verrechnen, nicht getrennt.
So geht es mit HelloKiwi
HelloKiwi hat dafür die Reisekasse, für jede Reise und jedes Reisethema. Ihr könnt sie umbenennen, zum Beispiel in „Hüttenkasse“ oder „Bordkasse“. Die Reisekasse gibt es für iOS, Android und im Browser.
- Reise anlegen und die Teilnehmer einladen.
- Reisekasse einrichten: unter „Ausgaben“ → „Reisekasse einrichten“.
- Einzahlen: alle denselben Betrag oder jeder einzeln, auch in Fremdwährung. Unter „In der Kasse“ seht ihr jederzeit den Kassenstand.
- Aus der Kasse bezahlen: Bei einer Ausgabe wählt ihr die Kasse als Zahler. Was die Kasse nicht abdeckt, zahlen eine oder mehrere Personen. Kartenzahlungen tragt ihr wie gewohnt als Ausgabe ein, mit der Person als Zahler.
- Spende in die Kasse: für alles, was jemand obendrauf legt.
- Freihalten: Beim Teilnehmer „Wird freigehalten“ wählen, für die ganze Reise oder mit „Freigehalten ab“ ab einem Tag, etwa bei früherer Abreise. Unter „Wem gehört der Rest?“ bekommt die Person mit „Auszahlen“ ihren Anteil. Schuldet sie noch etwas, steht dort „Einzahlen“.
- Am Ende: Der Rest der Kasse fließt automatisch in „Wer zahlt wem?“. Bargeld, das ihr euch oder der Kasse gebt, auch übrige Fremdwährung, tragt ihr mit „Geld übergeben“ ein.
In der App für iOS und Android funktioniert das auch ohne Netz, abgeglichen wird beim nächsten Netzkontakt. Nur der Wechselkurs braucht Internet, offline gebt ihr ihn von Hand ein. HelloKiwi ist kostenlos.