Quando é que um grupo precisa de uma caixa comum?
Sempre que se paga em dinheiro. Se cada um paga com cartão e regista as suas despesas, basta uma divisão conjunta (mais no guia «Dividir os custos da viagem em grupo de forma justa»). Mas assim que as notas saem de um fundo comum, sem caixa perde-se depressa a conta: quem pôs quanto, o que foi pago com ela e quanto resta?
Quanto dinheiro juntar?
Resulta bem um valor fixo por pessoa no início, por exemplo para os primeiros três ou quatro dias. Faz uma estimativa do que vai ser pago em dinheiro e arredonda para cima. Se começar a faltar, todos repõem o mesmo valor. É mais justo do que uma quantia grande no primeiro dia que no fim já ninguém consegue acompanhar.
Quem leva a caixa no bolso?
Normalmente é uma pessoa que leva o dinheiro. É prático, mas não quer dizer que só ela faça as contas. O ideal é todos registarem logo o que foi pago com a caixa. Assim, quem tem a carteira não precisa de se lembrar de nada e todos veem a qualquer momento quanto resta.
O que se paga com a caixa e o que se paga com cartão?
Com a caixa paga-se o que diz respeito a todos e é pago em dinheiro: mercado, padaria, gorjetas, entradas, estacionamento. Valores maiores como o supermercado, o carro de aluguer ou o restaurante costumam ser pagos por uma pessoa com cartão e registados como despesa normal. Se o dinheiro não chegar para uma conta, a caixa paga a sua parte e uma ou mais pessoas pagam o resto. No fim, acerta-se tudo em conjunto.
E com dinheiro noutra moeda?
Se depositas em euros mas pagas em coroas, francos ou liras, regista cada movimento na moeda em que foi feito. O saldo da caixa e o acerto de contas fazem-se depois numa moeda comum. Se no fim sobrar moeda estrangeira, é do grupo e entra no acerto. Mais no guia «Acertar despesas em moeda estrangeira».
E se nem todos estiverem lá o tempo todo?
Quem chega mais tarde deposita quando chega. Quem parte mais cedo recebe a sua parte do que resta na caixa e, a partir do dia em que parte, deixa de pagar as despesas comuns. E quem não deve pagar nada, como um convidado ou o skipper, fica como convidado: os outros assumem a sua parte.
E se alguém der mais?
Às vezes alguém acrescenta um extra, num aniversário ou como agradecimento pelo convite. Isso é uma doação para a caixa: beneficia todos os outros, não quem a faz. Falem disso abertamente, senão no fim alguém vai perguntar-se porque recebe menos do que esperava.
O que acontece ao que sobra?
Na última noite acertam-se as contas. O que resta na caixa é de quem depositou: cada um recebe o que depositou e ainda não gastou. As doações não contam para quem as fez. Em vez de dividir as notas com esforço, o que sobra é acertado junto com todas as outras despesas. Quem fica com o dinheiro passa-o a quem ainda tem algo a receber.
Dicas práticas
- Combinem antes de partir: o que paga a caixa, quanto deposita cada um, quem é convidado?
- Regista logo, mesmo os valores pequenos. Gorjetas e cafés são os primeiros a perder-se.
- Confere o saldo de vez em quando: o dinheiro na carteira bate certo com o saldo?
- Uma caixa, um só acerto: acertem dinheiro e pagamentos com cartão em conjunto no fim, não separadamente.
Como funciona com o HelloKiwi
O HelloKiwi tem para isso a Caixa comum, para cada viagem e cada tema de viagem. Podes mudar-lhe o nome, por exemplo para «Caixa do chalé» ou «Caixa de bordo». A caixa comum está disponível para iOS, Android e no browser.
- Cria a viagem e convida os participantes.
- Cria a caixa: em «Despesas partilhadas» → «Criar caixa comum».
- Depositar: todos o mesmo valor ou cada um individualmente, também em moeda estrangeira. Em «Na caixa» vês o saldo a qualquer momento.
- Pagar com a caixa: numa despesa, escolhe a caixa como pagador. O que a caixa não cobre é pago por uma ou mais pessoas. Os pagamentos com cartão registam-se como sempre como despesa, com a pessoa como pagador.
- Doação para a caixa: para tudo o que alguém acrescenta.
- Convidar: no participante, escolhe «É convidado (não paga nada)», para a viagem inteira ou com «Convidado a partir de» a partir de um dia, por exemplo se partir mais cedo. Em «A quem pertence o resto?» a pessoa recebe a sua parte com «Pagar». Se ainda dever algo, aparece «Depositar».
- No fim: o que resta na caixa passa automaticamente para «Quem paga a quem?». O dinheiro que dão uns aos outros ou à caixa, incluindo moeda estrangeira que sobra, regista-se com «Entregar dinheiro».
Na app para iOS e Android, isto também funciona sem ligação, e tudo é sincronizado na próxima vez que houver rede. Só a taxa de câmbio precisa de internet; offline, introduzes à mão. O HelloKiwi é gratuito.